Como melhorar minha comunicação por e-mail

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Paráfrase de um email que enviei para um colega

I noticed a problem with System A. I have determined that it is not caused by X. I suspect that it is being caused by Y. (since you are in charge of Y) Can you please take a look at it?

(A parte entre parênteses não foi incluída no meu e-mail porque esse colega sabe muito bem que ele é responsável por Y ... deve ser entendido que é por isso que eu estava enviando o e-mail para ele)

Eu corro para o colega meio dia depois, e digo: "você já viu o problema com o System A?" e ele responde: "Ah, sim, eu recebi seu e-mail sobre o System A ser quebrado, mas eu presumi que provavelmente foi causado por X, então eu estava esperando por você para verificar isso."

Obviamente, minha mensagem não foi comunicada. Este é um resultado muito comum de e-mails que eu envio e é muito desencorajador ... ainda assim, eu não sei como eu poderia tornar meus e-mails mais claros. Eles são sempre tão breves, claros e diretos quanto eu posso fazê-los. Alguma sugestão? Talvez haja algo inerente ao meio de e-mail que simplesmente não é eficaz para esses tipos de comunicação?

    
por JoelFan 12.01.2011 / 18:44
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5 respostas

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Você pode tentar reordená-lo para que você diga o que deseja no início do e-mail.

I noticed a problem with System A that I would like you to look at. I have already looked at X and determined that is not the cause. It might be caused by Y, which is why I need your assistance. This issue is keeping So & So from doing their work, so if you could look at Y at your earliest convenince, I would really appreciate it.

Thanks!

Você pode tentar algo assim.

Além disso, a linha de assunto é ainda mais importante do que o corpo às vezes. Para este e-mail, eu faria o sujeito dizer:

Subject: Having issue with System A, please check Y

    
por 12.01.2011 / 18:52
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Não deve ser um email.

Ele deve entrar em seu sistema de rastreamento:

  • A entrada do caso é o relatório de falhas.
  • Inicialmente atribuído a você e com a primeira resposta para observar que não é uma consequência de X porque você verificou (com qualquer informação adicional para apoiar esta conclusão).
  • É então atribuído ao seu colega com uma nota que você suspeita que possa ser Y

Neste ponto, deve ficar bem claro que é problema dele ...

Editar:

Na verdade, isso é, em alguns aspectos, uma resposta ruim à pergunta porque não é - mas o ponto que ela faz é válido, ou seja, apenas enviar um e-mail sem (para citar o termo de vendas) um "apelo à ação" específico. "ou seja, algo que deixa claro que agora é o destinatário problema para lidar com ele.

No caso de um e-mail, você pode começar com algo como "Você poderia dar uma olhada no seguinte problema ...", mas é melhor sinalizá-lo explicitamente como uma tarefa além do texto da mensagem

    
por 12.01.2011 / 20:35
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Não leve isso a sério, sou culpado também.

Isso é o que eu odeio sobre o uso de e-mail. Isso deve ser enviado como uma Tarefa / Todo que o seu sistema de e-mail chama. Com uma data de vencimento. Talvez exista alguma questão cultural da empresa sobre o envio de uma tarefa, porque ela não é uma boa pergunta, mas sim uma ordem. Esse não deve ser o caso porque o destinatário pode rejeitar a solicitação (o que teria sido uma vantagem no seu caso) e estabelecer um horário diferente.

Solicitações de reunião são item de calendário. Isto é especialmente doloroso quando alguém pergunta se você pode ter uma reunião e eles não dão um prazo e é um chute no estômago quando eles têm acesso ao calendário de maio.

Depois de 3-4 e-mails de um e-mail, é hora de pegar o telefone ou pelo menos conversar. Isso também vale para a explicação de 47 parágrafos de algo que não preciso arquivar em texto.

Falando em arquivamento. Por que recebo e-mails sobre um cliente que só entra na "minha" Caixa de entrada? Quando saio da empresa, alguém pode querer isso e eles não vão receber minha caixa de entrada. Eu poderia encaminhá-lo para a pessoa que "pode" assumir a minha conta quando eu for embora. Então agora eu tenho que copiar o email para algum sistema de documentos ou ser como todo mundo e ter 50 pastas em um email para cada cliente e arrastá-lo para lá. E quando eu me for, algum pobre otário consegue passar por todas aquelas pastas e continuar recebendo o spam enviado para o meu endereço de e-mail antigo (Honestamente, eu não fui ao site pornográfico).

Quando um e-mail do [email protected], ele precisa ir a um local central para qualquer pessoa que precise acessá-lo agora ou no futuro, pode obtê-lo. Se é direto para MyBigBoss, então talvez não. Mas deve ter a capacidade de encaminhar e-mails importantes de clientes e parceiros de negócios.

O Wiki e o SharePoint e os aplicativos de mercado vertical que incorporam o gerenciamento de contatos são bons, mas não lidam com e-mail. Alguém tem que limpar essa bagunça até nos livrarmos dela.

Desculpe, a resposta para sua pergunta está em algum lugar. Assim como nosso sistema de e-mail.

Tem de haver uma maneira melhor e com certeza não é o Twitter.

    
por 12.01.2011 / 19:10
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  • Mantenha sua mensagem curta e sucinta.
  • A favor de listas com marcadores sobre prosa em estilo de parágrafo.
  • Conheça seus destinatários (ou seja, evite jargões técnicos ao falar com não programadores).
  • Use o e-mail com moderação.
    • Se você se comunicar demais, as pessoas vão desligá-lo.
por 12.01.2011 / 22:01
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Lidar com o seu exemplo específico através do mecanismo de escolha de erros é, como outros já disseram, provavelmente a melhor solução. Dito isso, sua pergunta mais ampla sobre a comunicação por e-mail merece um exame mais detalhado.

  • Considerando que seus e-mails são tão claros quanto você afirma (e não tenho motivos para duvidar disso com base em sua pergunta muito claramente expressa aqui)
  • E considerando que as pessoas reconhecem receber e ler os e-mails mencionados
  • E, dado que esta não é uma ocorrência isolada ou rara
  • Então duvido que o problema seja a clareza dos seus emails.

Você parece suspeitar disso quando pergunta "Talvez haja algo inerente ao meio de e-mail que não seja eficaz para esses tipos de comunicação?" Mas duvido que você tenha sucesso em qualquer outro meio. Eu suspeito que a fonte de sua frustração é mais provável baseada em seu relacionamento com sua equipe.

Parece-me que as pessoas da sua equipe não estão levando você a sério e isso é um problema mais amplo do que pode ser resolvido com uma mudança de mídia ou estilo de comunicação. Se você quer que sua comunicação seja levada a sério, então você precisa entender as razões pelas quais você não está sendo levado a sério e remediá-las. Há muitos fatores possíveis que podem estar no centro dessa falta de respeito (você é novo, ou jovem, ou culturalmente diferente, ou não comprovado, ou esteve errado no passado) e cada um indicaria uma abordagem diferente. para remediação. E equipes diferentes respondem de maneira diferente a diferentes tipos de personalidade. Então, sem saber mais detalhes, hesito em dar conselhos sobre como avançar daqui.

Se este fosse um filme de prisão, eu sugiro que você encontre o maior cara da equipe e o pule. Obter o respeito de uma equipe de programadores pode ser mais difícil (embora geralmente haja uma chance menor de acabar no hospital).

    
por 12.01.2011 / 22:58
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